In deze blog geeft sectormanager mode bij GS1 Nederland Dorien Mouthaan het woord aan Sebastian Groosman, IT-manager bij B32 Groep, onderdeel van Varova Fashion Group gegeven. Is er sinds die tijd wat veranderd?

Ja, hij ziet wel degelijk dat het belang en noodzaak van gestandaardiseerde informatie-uitwisseling tussen leveranciers en retailers steeds duidelijker wordt.

Geen EDI: meer ‘nee-verkopen’ en hogere voorraden

Groosman: “We werken momenteel samen met Just Brands hard aan de afronding van een EDI-project waarmee we ‘nee-verkoop’ in de winkels willen terugdringen. Als een retailer in zijn winkel ‘nee’ moet verkopen, kost dat onherroepelijk omzet. In dat geval lijkt meer voorraad aanhouden of een veiligheidsvoorraad aanleggen, een logische reactie. Toch kleven daar ook nadelen aan. Een voorraad in een distributiecentrum kost immers nog steeds geld.”

“Waarom zouden we de voorraad bij leveranciers dan niet direct toegankelijk maken? Door deze online of via de kassa inzichtelijk te maken. Om de directe verkoop van actuele voorraden van derden efficiënt in te richten, is het slim om daarvoor hun eigen informatie, zoals de GS1 code (EAN-code), foto’s en commerciële teksten te gebruiken. Maar die gegevens moeten dan wel beschikbaar en goed uitwisselbaar zijn.”

‘Voorkom dat de consument naar de volgende winkel in de straat gaat’

“Soms is een product uitverkocht of heeft de winkelier gewoon te weinig ruimte om heel veel modellen of kleuren te herbergen. Inzicht in de voorraad is dan essentieel. Als een product niet op voorraad is, moet de retailer snel kunnen beslissen. Moet dit product uit het DC komen, uit de retourstroom van andere winkels of direct van de leverancier? In het laatst geval is direct bestellen via internet of de kassa een goede oplossing. Dat vereist inzicht om snel te kunnen schakelen en verkoopkansen te grijpen. Bovendien zijn de logistieke processen dan beter af te stemmen op wat een retailer waar en wanneer verkoopt. De consument krijgt zo sneller toegang tot een breder en dieper assortiment. Bovendien voorkomt het dat hij naar de volgende winkel in de straat gaat.”

Goede afspraken tussen retailer en leverancier

“Om misverstanden te voorkomen en betrouwbare communicatie te ondersteunen, is het essentieel om goede afspraken te maken. Bijvoorbeeld over welke informatie precies gedeeld wordt en hoe dat gebeurt. Dat is nodig om te voorkomen dat systemen vervuild raken en vollopen. “

“Kortom, het idee is op zich relatief eenvoudig. Toch komt er aan de achterkant nog heel wat bij kijken om de informatie-uitwisseling tussen leveranciers en retailers goed te regelen. Door samenwerking op basis van de GS1 standaard is voorraadinformatie van de leveranciers makkelijk te ontsluiten en productinformatie, zoals fotografie of commerciële teksten, eenduidig uit te wisselen.”

Gestandaardiseerd informatie delen = slimmer inkopen en verkopen

“Hoewel het besef groeit dat standaarden retailers en leveranciers concrete voordelen opleveren, zijn er in de Fashion momenteel nog best wat verschillen. In mijn ogen biedt GS1 de kans om die kloof te overbruggen en te zorgen dat iedereen dezelfde taal kan spreken. Dat vereist goede afspraken en constructieve samenwerking. En daar kunnen we niet meer op blijven wachten. Ik ben er van overtuigd dat organisaties die hun informatie gestandaardiseerd delen slimmer inkopen en verkopen. Daarbij is EDI de interface die alle communicatie in goede banen leidt.”

Sebastiaan Groosman is IT-manager bij de B32 Groep en is sindskort lid van de GS1 Business council mode.